Reuniões de trabalho nem sempre são tão eficientes como deveriam. Na realidade, o que acontece é que muitas delas não atingem o resultado esperado e afetam drasticamente a produtividade da empresa. Isso ocorre porque perde-se muito tempo com estas reuniões por diversos motivos, como a falta de planejamento ou por não conseguir manter o foco dos participantes.
Você já teve a sensação de ter participado de uma reunião e não ter entendido claramente seu objetivo? Ou teve a sensação que se a reunião não serviu para nada? Ou de que a reunião poderia ter sido substituída por um simples e-mail?
Pois é, isso acontece com frequência. E a causa desta sensação de ter participado de uma reunião que não gerou impacto nos resultados ou que apenas consumiu tempo dos participantes pode ser explicada por algumas atitudes nocivas, mas que ainda presenciamos em diversas reuniões de trabalho. Veja abaixo se você possui alguma atitude descrita abaixo:
1- Não ter uma pauta a ser discutida e um objetivo claro
Muitos profissionais sabem quais os problemas estão enfrentando, e assim, agendam uma reunião na expectativa que magicamente o problema se resolva. Porém, isto não acontecerá se o responsável não tiver uma estrutura clara de como vai conduzir a reunião para solucionar o problema que possui ou atingir seu objetivo. Planejar quanto tempo será gasto com a apresentação do problema, com a discussão da solução e com a definição dos próximos passos é fundamental para se ter uma reunião produtiva.
2- Atrasar ao horário de início
Eu não sei você, mas eu cansei de presenciar este comportamento. E isto acontecia independente se as fossem em multinacionais ou em grandes empresas nacionais. Sempre havia algum participante que afetava o início da reunião pois havia ficado preso no trânsito ou porque tinha alguma demanda urgente. Reuniões são marcadas com antecedência e todos confirmam o horário. Por isso o mínimo que você tem que fazer é se organizar para estar na reunião com 10 minutos de antecedência. Conte com imprevistos, com um trânsito mais engarrafado que o normal ou com filas na recepção das empresas. Chegue no horário, afinal seu tempo NÃO é mais importante do que os dos outros participantes.
3- Não manter contato visual com quem está falando
As vezes isto não ocorre por falta de atenção ou por distração. Algumas pessoas, preocupadas em anotar tudo o que está sendo dito, não tiram os olhos de seu notebook ou caderno enquanto alguém contribui durante a palestra. Isto gera uma infinidade de percepções negativas aos envolvidos, você pode ser mal interpretado e talvez não ser chamado para uma próxima reunião por parecer desinteressado. Portanto, anote tudo, mas faça isso alternando seu olhar entre suas anotações e quem fala no momento. Se possível, balance a cabeça confirmando que está entendendo o que está sendo dito.
4- Fazer qualquer coisa fora do contexto da reunião
Atender ao celular, mandar mensagens, responder a e-mails, executar alguma atividade profissional enquanto a reunião se desenrola é super desagradável. Ou você está mentalmente e fisicamente na reunião ou nem compareça. Se alguém lhe chamou é porque sua presença é importante, portanto responda a isso com maturidade ajudando com sua experiência no que for discutido.
5- Falar coisas fora do contexto da reunião
Perguntar como foi de férias, ou como o filho está pode ser feito até o horário de início da reunião enquanto todos estão chegando. A partir do momento que a reunião inicia, o foco de todos os envolvidos deve ser apenas a pauta em questão. Piadas durante a reunião, ou assuntos fora do contexto, dispersam os participantes, tiram o foco da solução e consomem grande parte do tempo necessário. Reuniões com mais de 1 hora já são improdutivas e muitas delas podem ser feitas em apenas 15 minutos.
6- Ficar mudo durante a reunião
A não ser que seu líder tenha te levado para uma reunião para que você apenas observe o que vai ser discutido e aprender como funciona o processo, interaja. Se você foi convidado para a reunião é porque as pessoas entendem que sua contribuição é importante. Portanto, auxilie as pessoas oferecendo ideias ou perguntando para esclarecer os pontos necessários. Se você ainda não se sente bem ou seguro para contribuir nas reuniões que está sendo convocado, prepare com antecedência as perguntas e ideias considera importante e faça isso de forma pontual. Com o tempo você dominará esta habilidade.
7- Atrasar ao horário de término
Muitos responsáveis pelas reuniões, na sede de resolver seus problemas, podem postergar o término das reuniões. O que pode ocorre também é que o responsável pode perceber que o tempo destinado não foi adequado para a conclusão do tema. Independente de qual situação você enfrente, faltando 10 minutos para o término da reunião, conclua o que foi discutido até o momento e defina uma nova reunião para continuar avançando. Utilize este tempo final acordar a data e o horário para que todos já saiam da reunião com esta clareza. Segurar os participantes não te ajudará a resolver o problema, apenas cansará os envolvidos que não contribuirão com tanta energia (além de ser falta de respeito).
E você tem perdido muito tempo com reuniões? Quais das atitudes acima você identifica nas reuniões que participa? Deixe seu comentário abaixo! Adoraria saber os desafios que enfrenta para poder te ajudar com algum post no futuro! Grande abraço!
Allan Lopes
Soar Desenvolvimento Humano
Consultoria | Coaching | Psicologia